Dành cho những ai muốn đưa ra phản hồi hiệu quả

Tôi muốn trở thành người đưa ra phản hồi tốt. Tôi muốn thông qua phản hồi để giúp đồng nghiệp và nhóm làm việc xuất sắc hơn.

Tôi có mong muốn trở thành người đưa ra phản hồi tốt, nhưng thực tế thì tôi không làm được điều đó.
Bởi vì tôi sợ rằng nếu đưa ra phản hồi, mối quan hệ với đồng nghiệp sẽ xấu đi và trở nên bất tiện.
Những nỗi sợ hãi này đã tạo ra những lời bào chữa trong tâm trí tôi, ví dụ như "Dù sao cũng sẽ tiếp tục làm việc cùng nhau, thôi thì cứ bỏ qua vậy."

Nỗi sợ hãi về việc đưa ra phản hồi trong tâm trí tôi lại trái ngược, nó thúc đẩy tôi tìm hiểu về phản hồi,
và khiến tôi suy nghĩ về phản hồi tốt là gì, làm cách nào để đưa ra phản hồi tốt, v.v.

Hôm nay, tôi muốn ghi lại những nội dung đã học được và suy nghĩ của mình về phản hồi.

Radical Candor, Sự thẳng thắn hoàn toàn

Phản hồi tốt là như thế nào? Các nhà quản lý tại Thung lũng Silicon đã giới thiệu 4 loại phản hồi.
Và cho rằng "sự thẳng thắn hoàn toàn" là loại phản hồi tốt.

Sự giả dối cố ý (Không quan tâm cá nhân X, Không đối đầu trực tiếp X)

Đây là biểu hiện của việc không quan tâm đến đối phương và không muốn đưa ra phản hồi.
Trong trường hợp này, biểu hiện là im lặng, không đưa ra bất kỳ phản hồi nào.

Nếu không có phản hồi, tổ chức sẽ không thể phát triển.
Hãy quan tâm đến đồng nghiệp, theo dõi xem điểm nào tốt, điểm nào cần cải thiện. Và hãy đưa ra phản hồi.

Sự đồng cảm hủy diệt (Quan tâm cá nhân O, Không đối đầu trực tiếp X)

Đây là biểu hiện của việc quan tâm đến đối phương nhưng không muốn nói những điều có thể dẫn đến xung đột.
Hoặc lo lắng đối phương sẽ bị tổn thương nên không đưa ra phản hồi trực tiếp mà giấu nhẹm đi.

Nếu loại phản hồi này cứ tiếp diễn, đối phương sẽ không có sự cải thiện, những điểm chưa tốt vẫn cứ tiếp diễn,
và bản thân người đưa ra phản hồi cũng sẽ phải chịu đựng cho đến khi không thể chịu đựng được nữa thì mới bùng nổ.

Nếu quan tâm đến đối phương và có điều gì cần phản hồi, hãy mạnh dạn nói ra.
Có thể lúc đầu sẽ cảm thấy không thoải mái, nhưng cuối cùng, phản hồi này sẽ giúp cả hai cùng phát triển.

Sự tấn công khó chịu (Không quan tâm cá nhân X, Đối đầu trực tiếp O)

Đây là biểu hiện của việc không quan tâm đến đối phương nhưng lại đưa ra phản hồi một cách thẳng thắn.
Không suy nghĩ xem đối phương sẽ tiếp nhận phản hồi như thế nào, chỉ nói ra những điều mình cảm thấy chưa hài lòng.

Vì không suy nghĩ xem đối phương sẽ tiếp nhận phản hồi như thế nào,
nên dù có đưa ra phản hồi trực tiếp đến đâu, cũng có thể không khiến đối phương thay đổi.

Cuối cùng, phản hồi chỉ có ý nghĩa khi nó giúp đối phương thay đổi,
vì vậy, cách phản hồi này cũng là một cách phản hồi đáng tiếc.

Trước khi đưa ra phản hồi, hãy suy nghĩ xem làm cách nào để đối phương có thể tiếp nhận phản hồi của mình một cách tốt nhất.

Sự thẳng thắn hoàn toàn (Quan tâm cá nhân O, Đối đầu trực tiếp O)

Đây là biểu hiện của việc vừa quan tâm đến đối phương vừa đưa ra phản hồi một cách thẳng thắn.
Suy nghĩ xem làm cách nào để đối phương có thể tiếp nhận phản hồi một cách tốt nhất rồi mới nói ra.

Để đối phương có thể tiếp nhận phản hồi một cách tốt nhất, cần phải có hai điều kiện,
đầu tiên là phải tạo ra cảm giác an toàn về mặt tâm lý cho đối phương, ví dụ như "Tôi không có ý làm hại bạn, tôi muốn giúp đỡ bạn", ...
và thứ hai là phải nỗ lực để nói ra những gì mình muốn phản hồi một cách rõ ràng, không bị lẫn lộn.

Cả hai điều kiện này phải được đáp ứng thì mới có thể coi đó là một phản hồi tốt.

Từ sự tấn công khó chịu đến sự thẳng thắn hoàn toàn

Loại phản hồi của tôi trước đây là sự tấn công khó chịu. Tôi không đưa ra phản hồi vì đối phương.
Tôi tức giận trước những thiếu sót của đối phương, và tôi đã đưa ra phản hồi để thể hiện sự tức giận đó.

Anh/Chị XX đã làm lãng phí thời gian của buổi thuyết trình nhóm bằng những câu chuyện lạc đề.
Tôi tức giận vì anh/chị ấy đã lãng phí thời gian của tôi và nhóm, vì vậy tôi cần phải đưa ra phản hồi rằng lần sau anh/chị ấy phải chuẩn bị kỹ lưỡng và thuyết trình bài bản hơn.

Cách suy nghĩ như vậy không phải là một cách suy nghĩ tốt. Tôi chỉ gói ghém sự tức giận của mình bằng một lớp vỏ bọc đẹp đẽ là phản hồi mà thôi.
Phản hồi tốt đòi hỏi phải suy nghĩ xem đối phương có thể tiếp nhận phản hồi của mình một cách tốt nhất hay không, bởi vì điều đó là rất quan trọng.

Anh/Chị XX đã làm lãng phí thời gian của buổi thuyết trình nhóm bằng những câu chuyện lạc đề.
Nếu tình trạng này cứ tiếp diễn, niềm tin của tôi dành cho anh/chị XX sẽ giảm sút.
Tôi cần phải giải thích cho anh/chị XX về những điểm chưa tốt của anh/chị ấy và những bất lợi có thể xảy ra do những điểm đó, đồng thời cùng nhau tìm cách cải thiện.

Phản hồi cần phải bắt đầu từ sự quan tâm đến đối phương.
Tôi đã không xem xét đến đối phương khi đưa ra phản hồi, và nhờ nhận ra điều này, tôi đã có thể cải thiện loại phản hồi của mình.

Quan trọng hơn cả phản hồi là phản hồi thúc đẩy (hay còn gọi là phản hồi về điểm mạnh)

Khi nhắc đến phản hồi, tôi chỉ nghĩ đến việc chỉ ra những điểm chưa tốt của đối phương.
Tuy nhiên, phản hồi chỉ tập trung vào việc sửa chữa lỗi lầm của đối phương chỉ là một công cụ để ngăn ngừa thất bại, nó không thể tạo ra kết quả xuất sắc.
Ví dụ: Việc sửa lỗi chính tả của một người không đồng nghĩa với việc biến bài viết đó thành một bài thơ hay.

Hãy thử đưa ra phản hồi không chỉ tập trung vào việc sửa chữa lỗi lầm mà còn công nhận điểm mạnh của đối phương.
Phản hồi công nhận điểm mạnh của đối phương, hay nói cách khác là phản hồi thúc đẩy, giúp đối phương nhận ra điểm mạnh của bản thân.

Thông qua phản hồi thúc đẩy, hãy giúp đối phương tập trung vào điểm mạnh của bản thân thay vì điểm yếu.
Và giúp họ phát triển hơn nữa những điểm mạnh đó.

Tôi bị cuốn hút bởi khái niệm phản hồi thúc đẩy và khả năng mà nó mang lại.
Phản hồi giúp đối phương phát triển hơn nữa những điểm mạnh của mình, giúp họ phát triển thông qua phản hồi.
Đây chính là điều tôi mong muốn.

Để có thể đưa ra phản hồi thúc đẩy tốt, cần phải quan tâm đến đối phương.
Hãy quan tâm và quan sát xem đối phương giỏi về những gì.

Và khi phát hiện ra sự xuất sắc của đối phương, hãy đưa ra phản hồi ngay lập tức.
Phản hồi tốt nhất là phản hồi dựa trên những gì bạn đã thấy, thay vì đánh giá hay phán xét đối phương.

Điều quan trọng nhất là thường xuyên đưa ra phản hồi

Quan tâm đến đối phương, phản hồi trực tiếp, công nhận điểm mạnh của đối phương đều rất quan trọng.
Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng điều quan trọng nhất là thường xuyên đưa ra phản hồi.

Nếu không thường xuyên đưa ra phản hồi, cả tôi và đối phương sẽ dần quên đi những phản hồi đó.
Vì vậy, người nhận phản hồi sẽ cảm thấy phản hồi đó rất trừu tượng, và phản hồi trừu tượng sẽ không thể tạo ra sự thay đổi.
Bởi vì bộ não con người không thể tập trung vào những từ ngữ hay nội dung trừu tượng.

Đừng ngần ngại nếu bạn cảm thấy phản hồi của mình chưa đủ tốt. Nếu bạn phát hiện ra sự xuất sắc của đối phương, hãy đưa ra phản hồi ngay lập tức.
Nếu ý định của bạn tốt và có thể truyền tải một cách rõ ràng, hãy cứ mạnh dạn thử.

Hãy lên lịch cho việc đưa ra phản hồi

Trong quá trình viết bài này, tôi đã tự phản tỉnh lại bản thân.
Tôi đã tự đưa ra phản hồi cho bản thân mình, người biết rõ về phản hồi trên lý thuyết nhưng lại không thực hành.

Bạn hoàn toàn hiểu biết về phản hồi, hãy tận dụng điểm mạnh này và bắt đầu đưa ra phản hồi cho đồng nghiệp.
Hãy thử đưa ra phản hồi cho đồng nghiệp của mình một lần mỗi tháng thì sao?
Phản hồi của bạn sẽ giúp nhóm làm việc có năng lực tốt hơn.

Ngay ngày mai, tôi sẽ đến công ty và lên lịch cho việc đưa ra phản hồi cho đồng nghiệp.
Và tôi sẽ ghi chép lại những điểm mạnh của đồng nghiệp để giúp họ nhận ra những điểm mạnh của bản thân và phát triển chúng.

Hy vọng quyết tâm này sẽ được duy trì đến cùng.